1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан (далее - Порядок) в администрации городского округа «Город Козьмодемьянск» и структурных подразделениях (далее – администрация городского округа) устанавливает положения, направленные на защиту прав граждан на обращения в структурные подразделения и к должностным лицам, особенности организации работы с письменными обращениями граждан, поступающими в администрацию городского округа, а также порядок проведения личного приема граждан мэром города.
2. В работе с обращениями граждан должностные лица администрации городского округа руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ), Конституцией и законами Республики Марий Эл, настоящим Порядком организации работы с обращениями граждан в администрации городского округа «Город Козьмодемьянск», положениями об отделах и должностными инструкциями муниципальных служащих.
3. Действие Порядка распространяется на все обращения граждан и лиц без гражданства, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.
4. Для целей настоящего Порядка используются основные термины, установленные статьей 4 Федерального закона N 59-ФЗ.
2. Особенности приема и регистрации
письменных обращений граждан
5. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.
6. Все письменные обращения, поступающие в администрацию городского округа, его должностным лицам (в том числе и поступающие по информационным системам общего пользования), и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат обязательной регистрации не позднее 3-х дней (за исключением 3-х и более праздничных дней подряд) со дня их поступления с записью в журнале регистрации письменных обращений граждан (на бумажном носителе и (или) в электронном виде).
7. Должностные лица, ответственные за прием письменных обращений граждан, обязаны:
проверить правильность адресования корреспонденции;
произвести сверку реестров на поступившую корреспонденцию;
вскрыть конверты, проверить поступившую корреспонденцию на безопасность вложения, наличие в них текста обращения и приложенных документов. Бланки телеграмм подклеиваются на отдельные листы. К тексту письма скрепкой подкалывается конверт. Приложенные к обращению документы подкалываются под большую скрепку перед текстом письма. Разорванные обращения и документы склеиваются либо подклеиваются на отдельные листы. При отсутствии в конверте текста обращения составляется справка с текстом: "Письменного обращения к адресату нет". На вскрытые заказные письма с уведомлением, а также при отсутствии приложенных к обращению оригиналов документов (паспорта, свидетельства о регистрации акта гражданского состояния, трудовой книжки, сберегательной книжки, военного билета, документа, удостоверяющего статус либо льготный состав заявителя, ценных бумаг) составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах, один из которых с сопроводительным письмом направляется автору обращения, а второй остается в деле с обращением. Оригиналы документов, удостоверяющих личность, государственные награды и удостоверения к ним, документы об образовании, трудовые книжки и ценные бумаги возвращаются заявителям лично либо через органы местного самоуправления. Ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту (экспедитору) невскрытыми. Служебные письма, то есть документы, отпечатанные на официальных бланках или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, в журнале регистрации письменных обращений граждан не регистрируются. Дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном для служебного делопроизводства. Посылки от граждан и письма с пометкой "лично" передаются руководителю администрации городского округа невскрытыми.
8. Перед регистрацией обращения проверяются на повторность. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со дня регистрации предыдущего обращения истек срок, установленный законодательством для рассмотрения и направления ответа. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока направления ответа на предыдущее обращение, являются первичными и регистрируются за тем же регистрационным номером с указанием - "второе", "третье" и так далее. Письма, поступившие от одного и того же автора, но по разным вопросам, не являются повторными.
9. При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте проставляется мастичный оттиск штампа, в котором указываются:
полное наименование администрации городского округа;
дата регистрации обращения;
регистрационный номер, состоящий из буквенно-цифрового шифра, в котором буквенный индекс означает: Ан - обращение, на которое ответ не дается в соответствии с пунктом 1 и частью 1 пункта 4 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ; Кл - обращения, подписанные двумя и более авторами, либо резолюции митингов и собраний (бесфамильные обращения); А... Я - первые буквы фамилии заявителя; цифры означают порядковый номер по журналу регистрации письменных обращений. Допускается регистрационный учет письменных обращений в электронном виде, аналогичный установленному порядку регистрации на бумажных носителях.
На поздравительных открытках, официальных поздравлениях (поздравительных адресах), материалах информационного характера, приглашениях на торжества и т.п. регистрационный штамп не проставляется. Их учет осуществляется в отдельном журнале.
10. На обращениях граждан, поступивших с сопроводительными письмами из федеральных органов государственной власти, в правом верхнем углу текста обращения проставляется мастичный оттиск штампа "Контроль".
11. Обращение граждан регистрируется в журнале или заводится учетно-регистрационная карточка (на бумажных носителях или в электронном виде), в которой указываются регистрационный номер и дата регистрации обращения, необходимая информация о его авторе, краткое содержание обращения. Все сведения, заносимые в карточку, не должны допускать двойного толкования. При необходимости допускается подчеркивание (выделение цветным маркером) наиболее значимых частей текста обращения, либо приложение служебной записки (аннотации) к письму или текста его перевода с языка, не являющегося государственным языком Республики Марий Эл.
3. Особенности рассмотрения отдельных обращений
12. В зависимости от содержащихся в обращении вопросов должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение обращения, в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации, должно принять одно из следующих решений:
вернуть обращение гражданину в случаях, установленных частями 6 и 7 статьи 8 и частью 2 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ, разъяснив причину возврата и право гражданина обратиться в суд;
передать обращение с приложенными к нему документами и предыдущими обращениями автора по аналогичным вопросам на рассмотрение руководителю государственного органа, либо одному из его заместителей в соответствии с распределением обязанностей между ними, либо должностному лицу, указанному в обращении;
списать обращение "В дело" и направить его на архивное хранение в случаях: если переписка с заявителем прекращена (о чем он письменно оповещен в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ); если обращение бессмысленное по содержанию, в нем отсутствуют конкретные просьбы и (или) содержатся общие рассуждения по известным проблемам общественной и политической жизни; если текст обращения не поддается прочтению и при этом не указана фамилия и почтовый адрес гражданина для сообщения гражданину о невозможности прочесть его обращение; если гражданин оповещен о недопустимости злоупотребления правом, а в его последующих обращениях содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
13. Поручения должностных лиц по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в срок, указанный в резолюции;
без указания срока, но с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок;
с пометкой "незамедлительно" - в 5-дневный срок;
с пометкой "оперативно" - в 10-дневный срок;
с пометкой "безотлагательно" - в 15-дневный срок со дня подписания резолюции;
остальные - в 30-дневный срок со дня первичной регистрации обращения.
14. В случае, указанном в части 1 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ, поступивший оригинал обращения подлежит направлению не позднее 3-х дней в государственный орган органа в соответствии с его компетенцией. На указанных в настоящем пункте обращениях не допускается проставлять пометку "Подлежит возврату". Дальнейшая работа с копиями таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Порядком.
15. Оригиналы письменных обращений, имеющие пометки "Контроль" и "Подлежит возврату", подлежат возврату вместе с копией ответа заявителю в тот государственный орган, откуда они поступили, если в резолюции не указано иное.
16. О направлении письменного обращения гражданина в другой орган местного самоуправления, предприятие, организацию, учреждение или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (в соответствии с частями 3 и 4 статьи 8 Федерального закона N 59-ФЗ), гражданин, направивший обращение, уведомляется письменно о переадресации его обращения не позднее 7 дней со дня регистрации обращения.
17. В случаях, установленных частью 2 статьи 10 и частью 2 статьи 12 Федерального закона N 59-ФЗ, продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней допускается только по письменному разрешению должностного лица, подписавшего резолюцию на обращение, с обязательным письменным уведомлением об этом автора обращения.
18. Письменные обращения с просьбами о личном приеме у должностных лиц рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке предварительной записи на прием, а обращения оформляются "В дело" как исполненные.
19. О прекращении переписки по основаниям, установленным частью 5 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ, а также об оставлении обращения без ответа по существу поставленных в нем вопросов по основаниям, установленным частью 3 статьи 11 Федерального закона N 59-ФЗ, гражданин уведомляется письменно должностным лицом, принявшим такое решение.
20. После принятия окончательного решения по обращению, его исполнения и направления ответа (ответов) заявителю за личной подписью должностного лица, давшего поручение о рассмотрении данного обращения, проставляется надпись "В дело" (за исключением случаев, когда письменный ответ дается за подписью должностного лица, давшего поручение о рассмотрении обращения).
4. Порядок организации и проведения личного приема
21. В целях оперативного и эффективного рассмотрения обращений граждан проводится их личный прием мэром города, руководителями структурных подразделений городского округа «Город Козьмодемьянск» и уполномоченными на то лицами.
22. Личный прием граждан в администрации городского округа «Город Козьмодемьянск» проводится:
ежедневно без предварительной записи - работниками общего отдела, ответственными за работу с обращениями граждан по вопросам, не требующим дополнительного рассмотрения и проверок;
по предварительной записи – мэром города Козьмодемьянска и зам. мэра города по развитию и содержанию городской инфраструктуры и уполномоченными на то лицами, как правило, по вопросам, отнесенным к их компетенции, - в дни, установленные графиком приема граждан, (далее - график) утвержденным мэром города. График составляется руководителем общего отдела, ответственным за организацию личного приема граждан. График доводится до должностных лиц, осуществляющих личный прием граждан. Информация о месте приема, а также установленных для приема днях доводится до сведения граждан в доступном для граждан месте.
23. Предварительная запись на прием ведется работниками общего отдела ежедневно (кроме выходных и праздничных дней). После личной встречи с заявителями и предъявления ими документов, удостоверяющих личность. Запись на прием ведется с учетом тематики обращений в соответствии с распределением обязанностей между мэром и заместителями и руководителями структурных подразделений, а также должностными регламентами других специалистов. Запись на прием прекращается в случае, если число записавшихся к должностному лицу превышает 10 человек.
24. Конкретное время приема граждан доводится до сведения граждан, записанных на прием, не позднее дня, предшествующего дню приема.
25. Материалы по личному приему граждан (список граждан, записавшихся на прием, имеющуюся переписку по вопросам приема, документы, представленные гражданами по вносимым на прием вопросам и т.п.) передаются должностному лицу, ведущему личный прием.
26. Проведение личного приема граждан осуществляется в порядке, установленном статьей 13 Федерального закона N 59-ФЗ. Кроме того:
к проведению личного приема могут привлекаться должностные лица, в должностные обязанности которых входят рассматриваемые вопросы;
в дни и часы, установленные для личного приема, ожидающие приема граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Преимущественным правом внеочередного приема пользуются беременные женщины, граждане с малолетними детьми, а также граждане, пользующиеся льготами в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл;
лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, на личный прием не допускаются;
при нарушении посетителем общественного порядка и совершении других противоправных действий принимаются меры по их пресечению.
27. На письменных обращениях граждан, поступивших в ходе личного приема, проставляется мастичный оттиск штампа "Личный прием". Дальнейшая работа с ними проводится в установленном порядке.
28. Содержание и результаты устного обращения заносятся в карточку личного приема гражданина, которая может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В случае, указанном в части 3 статьи 13 Федерального закона N 59-ФЗ, копия карточки личного приема гражданина с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом, проводившим личный прием, или уполномоченным на то лицом, направляется в орган местного самоуправления, руководителю предприятия, организации, учреждения или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в устном обращении вопросов для письменного ответа гражданину, сделавшему устное обращение.
29. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
30. Личный прием граждан в администрации городского округа проводится мэром, его заместителями, руководителями структурных подразделений и уполномоченными на то лицами в соответствии с требованиями статьи 13 Федерального закона N 59-ФЗ, настоящего Порядка и особенностей организации и проведения личного приема, устанавливаемых нормативными актами руководителей этих органов.
5. Особенности осуществления контроля
31. С целью защиты и восстановления прав, свобод и основанных на действующем законодательстве интересов граждан, своевременного выявления и устранения причин их нарушения, анализа и обобщения обращений по количеству и характеру должностные лица администрации городского округа в пределах своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением настоящего Порядка.
32. Контролю подлежат обращения граждан, в которых сообщается о нарушении их прав, свобод и законных интересов, а также обращения, поступившие в администрацию городского округа с резолюцией "Доложить", "Проинформировать", имеющие пометку о конкретном сроке исполнения поручения, а также имеющие оттиск штампов "Контроль" и (или) "Подлежит возврату".
33. Текущий контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений осуществляется должностными лицами, давшими поручения по рассмотрению обращений, или уполномоченными на то лицами в соответствии с их должностными регламентами.
34. С целью объективного и полного рассмотрения вопросов по существу обращения, осуществления контроля за устранением причин, послуживших основанием для повторных и неоднократных обращений, должностное лицо, рассматривающее обращение, может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.
6. Ответственность за нарушение настоящего Порядка
35. Лица, виновные в нарушении настоящего Порядка, несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл.
