II. Основные задачи отдела
6. Основными задачами отдела являются:
участие в разработке и реализации политики в сфере юстиции
в пределах полномочий Республики Марий Эл, обеспечение в пределах полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина;
кадровое обеспечение деятельности Министерства и мировых судей;
организация мероприятий по противодействию коррупции;
организационно-техническое обеспечение деятельности министра;
обеспечение функционирования централизованной системы делопроизводства в Министерстве;
организация контроля за исполнением документов;
иные полномочия в пределах компетенции отдела.
III. Функции отдела
7. Функциями отдела являются:
7.1. В части участия в разработке и реализации политики в сфере юстиции в пределах полномочий Республики Марий Эл, обеспечения
в пределах полномочий защиты прав и свобод человека и гражданина:
участие в разработке проектов законов Республики Марий Эл, указов и распоряжений Главы Республики Марий Эл, постановлений
и распоряжений Правительства Республики Марий Эл, по вопросам, связанным с направлениями деятельности отдела;
участие в рассмотрении проектов федеральных законов
по предметам совместного ведения Российской Федерации и субъектов Российской Федерации и проектов иных нормативных правовых актов Российской Федерации по вопросам, связанным с направлениями деятельности отдела;
участие в разработке проектов соглашений и договоров, протоколов о сотрудничестве и взаимодействии, заключаемых
с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, организациями по вопросам, связанным
с направлениями деятельности отдела;
участие в разработке и реализации государственных программ Республики Марий Эл по вопросам. входящим в компетенцию отдела;
подготовка проектов правовых актов, методических рекомендаций по работе с обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц (далее - обращения граждан) в Министерстве;
обобщение ежеквартально работы с обращениями граждан
в Министерстве;
составление графика приема граждан министром, заместителями министра, начальниками отделов, осуществление контроля за его соблюдением;
контроль за деятельностью структурных подразделений Министерства по вопросам работы с обращениями граждан;
рассмотрение обращений граждан, связанных с направлениями деятельности отдела;
7.2. В части кадрового обеспечения деятельности Министерства
и мировых судей:
формирование кадрового состава для замещения должностей государственной гражданской службы (далее – гражданская служба);
анализ потребности и организация привлечения кадров для замещения должностей гражданской службы, в том числе посредством взаимодействия с образовательными организациями, осуществляющими подготовку студентов по специальностям и направлениям подготовки профессионального образования, необходимым для замещения должностей гражданской службы в Министерстве, организация заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении;
подготовка предложений по формированию и совершенствованию штатной структуры Министерства и проведению организационно-штатных мероприятий;
подготовка предложений по реализации положений Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации», других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о государственной службе и внесение указанных предложений министру;
организация проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы (в том числе подготовка предложений по составу конкурсной комиссии, срокам и порядку ее работы)
и включение государственных гражданских служащих (далее – гражданские служащие) в кадровый резерв Министерства на основе единой методикой проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Российской Федерации и включение в кадровый резерв государственных органов, утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 31 марта 2018 г. № 397 «Об утверждении единой методики проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Российской Федерации и включение в кадровый резерв государственных органов»;
обеспечение формирования кадрового резерва Министерства, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
организация мероприятий по повышению мотивации гражданских служащих в Министерстве к эффективному и добросовестному исполнению должностных обязанностей;
осуществление мер, направленных на содействие соблюдению гражданскими служащими в Министерстве этических норм и правил служебного поведения для достойного выполнения профессиональной служебной деятельности;
организация проведения аттестации гражданских служащих
и квалификационных экзаменов, в том числе подготовка предложений по составу аттестационной комиссии, срокам и порядку ее работы;
организация дополнительного профессионального образования гражданских служащих и работников;
организация мероприятий по профессиональному развитию гражданских служащих в Министерстве, в том числе дополнительного профессионального образования и иных мероприятий по их профессиональному развитию;
организация дополнительного профессионального образования мировых судей, финансируемого за счет средств республиканского бюджета Республики Марий Эл;
подготовка необходимых документов и материалов министру,
а также для направления в Правительство Республики Марий Эл
и Администрацию Главы Республики Марий Эл для присвоения классных чинов гражданским служащим в Министерстве;
организация работы по поощрению и награждению гражданских служащих за безупречную и эффективную гражданскую службу, работников за добросовестную работу;
участие в подготовке предложений по вопросам совершенствования муниципальной службы, формирования кадровой политики органов местного самоуправления, дополнительного профессионального образования муниципальных служащих;
анализ практики осуществления кадровой работы и развития кадрового состава, подготовка предложений министру по ее совершенствованию;
организация подготовки проектов приказов Министерства и иных документов, связанных с поступлением на гражданскую службу,
ее прохождением, заключением служебных контрактов, назначением
на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего
с гражданской службы и выходом его на пенсию, а также оформление соответствующих решений Министерства (представителя нанимателя);
подготовка проектов приказов Министерства и иных документов, связанных с приемом на работу, заключением трудового договора, увольнением с работы работника;
организация проверки представляемых гражданином, персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу,
а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
организация и участие в проведении служебных проверок;
ведение, учет, хранение и выдача трудовых книжек гражданских служащих и работников Министерства;
ведение личных дел гражданских служащих и работников Министерства;
оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим и работникам Министерства;
подготовка проектов служебного распорядка Министерства, правил внутреннего трудового распорядка Министерства, графика отпусков министра, гражданских служащих и работников Министерства и других проектов актов представителя нанимателя по вопросам, связанным с регулированием служебного времени и времени отдыха;
ведение реестра гражданских служащих в Министерстве;
применение в кадровой работе в порядке, определенном Правительством Российской Федерации, федеральной государственной информационной системы «Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Российской Федерации» (далее – единая система);
оказание гражданским служащим в Министерстве консультативной помощи по вопросам, связанным с применением законодательства Российской Федерации о государственной гражданской службе;
подготовка отчетов и справок по кадровой работе в Министерстве;
подготовка предложений по материальному стимулированию и нематериальной мотивации гражданских служащих в Министерстве;
участие в разработке и согласование должностных регламентов гражданских служащих в Министерстве, должностных инструкций работников;
обеспечение должностного роста гражданских служащих;
обеспечение деятельности жилищной комиссии Министерства;
подготовка аппаратной правовой учебы в Министерстве;
определение стажа гражданской службы гражданских служащих для назначения ежемесячной надбавки к должностному окладу
за выслугу лет, предоставления дополнительного отпуска за выслугу лет и назначения пенсии за выслугу лет к трудовой пенсии по старости;
определение стажа работы для назначения работникам ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет;
определение страхового стажа для оплаты листков временной нетрудоспособности;
ведение воинского учета гражданских служащих и работников;
подготовка и выдача гражданским служащим и работникам справок и иных документов, связанных с их служебной и трудовой деятельностью;
подготовка документов для назначения трудовой пенсии
и пенсии за выслугу лет гражданским служащим, трудовой пенсии работникам;
организация ежегодной диспансеризации гражданских служащих;
участие в организации государственного страхования гражданских служащих;
формирование кадровой отчетности и представление
ее в соответствующие органы в установленные ими сроки;
проведение иных мероприятий по совершенствованию кадровой работы и развитию кадрового состава Министерства.
7.3. В части организации мероприятий по противодействию коррупции в Министерстве:
подготовка в соответствии с компетенцией отдела проектов нормативных правовых и правовых актов о противодействии коррупции, в том числе разработка ежегодных планов противодействия коррупционным проявлениям в Министерстве;
обеспечение соблюдения гражданскими служащими запретов, ограничений, требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения ими обязанностей, установленных
в целях противодействия коррупции;
обеспечение деятельности комиссии Министерства по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Республики Марий Эл и урегулированию конфликтов интересов;
принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов на гражданской службе в Министерстве;
осуществление проверок:
достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе
и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы, и гражданским служащими, а также сведений (в части, касающейся профилактики коррупционных правонарушений), представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы, в соответствии с нормативными правовыми актами Республики Марий Эл, проверки соблюдения гражданскими служащими требований к служебному поведению;
соблюдения гражданами, замещавшими должности гражданской службы, ограничений при заключении ими после увольнения
с гражданской службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами;
обеспечение реализации гражданскими служащими обязанности уведомлять министра, органы прокуратуры Российской Федерации, иные государственные органы обо всех случаях обращения к ним
каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
обеспечение реализации гражданскими служащими обязанности уведомлять представителя нанимателя, органы прокуратуры Российской Федерации, иные федеральные государственные органы и государственные органы Республики Марий Эл обо всех случаях обращения к ним каких-либо лиц в целях склонения их к совершению коррупционных правонарушений;
анализ сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы,
и гражданскими служащими, сведений о соблюдении гражданскими служащими требований к служебному поведению, о предотвращении или урегулировании конфликта интересов и соблюдении установленных для них запретов, ограничений и обязанностей, сведений о соблюдении гражданами, замещавшими должности гражданской службы, ограничений при заключении ими после ухода с гражданской службы трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами, а также при осуществлении анализа таких сведений проведение бесед с указанными гражданами
и гражданскими служащими с их согласия, получение от них с их согласия необходимых пояснений, получение от органов прокуратуры Республики Марий Эл, иных федеральных государственных органов, государственных органов Республики Марий Эл, территориальных органов федеральных государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций информации о соблюдении гражданскими служащими требований к служебному поведению (за исключением информации, содержащей сведения, составляющие государственную, банковскую, налоговую или иную охраняемую законом тайну), изучение представленных гражданами или гражданскими служащими сведений, иной полученной информации;
организация рассмотрения уведомлений гражданскими служащими о намерении выполнять иную оплачиваемую работу, о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов, заявлений гражданских служащих о разрешении на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией
в качестве единоличного исполнительного органа или на вхождение
в состав ее коллегиального органа управления;
взаимодействие с правоохранительными органами по вопросам противодействия коррупции;
организация в пределах своей компетенции антикоррупционного просвещения гражданских служащих и работников;
оказание гражданским служащим консультативной помощи
по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения государственных служащих, утвержденных Указом
Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885, а также
с уведомлением представителя нанимателя, органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов и
государственных органов Республики Марий Эл о фактах совершения гражданскими служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
обобщение работы по противодействию коррупции
в Министерстве;
осуществление иных функций в области противодействия коррупции в соответствии с законодательством Российской Федерации.
7.4. Организационно-техническое обеспечение деятельности министра:
составление служебных документов по поручению министра;
подготовка ежедневно плана мероприятий с участием министра;
подготовка совещаний у министра (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня);
получение для министра информации от государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, сотрудников Министерства;
организация телефонных переговоров министра.
7.5. В части обеспечения функционирования централизованной системы делопроизводства: в Министерстве:
разработка правовых актов Министерства по вопросам организации делопроизводства;
разработка номенклатуры дел Министерства совместно
с другими структурными подразделениями Министерства;
подготовка аналитических справок о документообороте
в Министерстве;
контроль:
за исполнением требований Инструкции по делопроизводству
в Министерстве при подготовке проектов документов, за соблюдением исполнителями установленного порядка согласования проектов документов, в том числе проектов приказов Министерства;
за использованием сотрудниками утвержденных форм бланков документов;
за правильностью оформления документов, представляемых на подпись министру;
за соблюдением требований по формированию дел;
регистрация, учет и хранение приказов Министерства;
прием входящей корреспонденции, проверка целостности вложений, вскрытие конвертов, систематизация документов
на регистрируемые и нерегистрируемые и распределение документов
на подлежащие передаче министру, заместителям министра
для рассмотрения и вынесения резолюции, и подлежащие передаче
на исполнение в структурные подразделения Министерства;
регистрация документов и заполнение регистрационных штампов;
изготовление копий входящих и внутренних документов
в количестве экземпляров по числу исполнителей согласно резолюции министра или заместителей министра, передача документов исполнителям;
обработка и регистрация документов, поступивших
по факсимильной связи и электронной почте;
регистрация поступивших и исходящих телефонограмм;
прием документов от структурных подразделений Министерства на регистрацию и отправку;
регистрация исходящих документов;
отправка документов адресатам, в том числе по электронным каналам связи;
поддержание электронного документооборота с Администрацией Главы Республики Марий Эл, государственными органами, органами местного самоуправления;
оказание методической помощи структурным подразделениям Министерства в организации работы с документами;
ведение архива Министерства;
отбор и принятие от отделов Министерства на хранение дел
с документами постоянного и длительного срока хранения;
организация работы экспертной комиссии Министерства
по определению архивной ценности и состояния документального фонда Министерства, актированию и уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
подготовка ответов на запросы граждан и организаций
о представлении архивных справок и копий документов ведомственного хранения;
создание, систематическое обновление и использование справочно-информационной базы данных по архивным документам;
организация работы канцелярий у мировых судей.
7.6. В части организации контроля за исполнением документов:
постановка документов, поручений министра на контроль;
введение в базу данных информации о зарегистрированных документах, направленных исполнителям, и о сроках их исполнения;
мониторинг информации о ходе исполнения документа;
направление в порядке предупредительного контроля исполнителям напоминаний о сроках исполнения документов;
снятие с контроля документа;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение, анализ прохождения и результатов исполнения документов;
информирование руководства Министерства в целях своевременного и отвечающего установленным требованиям исполнения поручений, зафиксированных в документах;
представление еженедельно министру информации о результатах исполнения контрольных документов за неделю по установленной форме;
представление информации министру о фактах неисполнения
или несвоевременного исполнения документов в Министерстве;
внесение министру предложений о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении
или неисполнении контрольных документов, ответственности
в соответствии с действующим законодательством.
IV. Права, обязанности отдела
8. Отдел для осуществления своих задач и функций имеет право:
запрашивать и получать в установленном порядке информацию от структурных подразделений Министерства, гражданских служащих, работников Министерства необходимую для выполнения возложенных обязанностей;
осуществлять взаимодействие и контроль за выполнением структурными подразделениями законодательства о государственной гражданской службе и трудового законодательства;
проверять соблюдение гражданскими служащими
и работниками в Министерстве служебной и трудовой дисциплины,
получать письменные объяснения от гражданских служащих
и работников в Министерстве по выявленным нарушениям в служебной и трудовой деятельности;
вносить на рассмотрение министра предложения по повышению эффективности работы структурных подразделений Министерства
в части документационного обеспечения деятельности Министерства, контроля исполнения документов;
осуществлять непосредственное взаимодействие с иными государственными органами, организациями, в том числе образовательными организациями;
осуществлять иные права по поручению министра.
9. Отдел для осуществления своих задач обязан:
представлять в установленном порядке информацию по вопросам, отнесенным к его компетенции;
вести кадровое делопроизводство;
применять в кадровой работе единую систему, в том числе использовать унифицированные формы документов кадровой работы, предусмотренных в единой системе;
осуществлять меры, направленные на развитие профессионализма и компетентности гражданских служащих и работников;
обеспечивать защиту служебной информации
от несанкционированного доступа;
обеспечивать конфиденциальность персональных данных министра, гражданских служащих и работников в соответствии
с Федеральным законом «О персональных данных».
V. Организация деятельности отдела
10. Структура отдела утверждается министром.
11. Руководство отделом осуществляет начальник отдела, который назначается на должность и освобождается от должности приказом Министерства.
12. Начальник отдела подчиняется непосредственно министру.
13. Начальник отдела планирует работу отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных
на отдел функций.
14. Гражданские служащие в отделе осуществляют свои полномочия в соответствии с утвержденными министром должностными регламентами, сформированными с учетом области профессиональной служебной деятельности гражданских служащих, предусмотренной в справочнике квалификационных требований
к специальностям, направлениям подготовки, знаниям и умениям, которые необходимы для замещения должностей гражданской службы
с учетом области и вида профессиональной служебной деятельности гражданских служащих и соответствующих ей видов..
15. Работники в отделе осуществляют свои полномочия
в соответствии с утвержденными министром должностными инструкциями.
