ПОЛОЖЕНИЕ
Об общем отделе Министерства финансов Республики
Марий Эл
I.Общие положения
1. Общий отдел является структурным подразделением Министерства финансов и в своей деятельности руководствуется настоящим положением.
2. Общий отдел является службой обеспечения, призванной создавать и поддерживать необходимые условия для эффективной работы сотрудников министерства и действует в тесном сотрудничестве с отделом автоматизированных систем финансовых расчетов министерства и отделом бюджетного учета и отчетности.
3. В состав общего отдела входят:
Начальник отдела
Ведущий консультант 1 единица
Старший специалист 1 разряда 1 единица
Старший специалист 3 разряда 2 единицы
Водители 3 единицы
II. Основные задачи общего отдела
1. Проведение единой политики по организации работы и четкому взаимодействию всех секторов общего отдела, направленной на создание необходимых условий для плодотворной деятельности сотрудников министерства.
2. Выполнение необходимых работ по размещению и организации рабочих мест для работников аппарата министерства финансов, техническому обслуживанию различных совещаний, заседаний, семинаров.
3. Снабжение аппарата министерства мебелью, канцелярскими принадлежностями, инвентарем, счетными машинками, другими предметами и материалами.
4. Обеспечение свободным служебным автотранспортом государственных гражданских служащих министерства по мере необходимости, для выполнения ими должностных обязанностей, по предварительной заявке начальников отделов.
5. Осуществление текущего ремонта арендуемых министерством, служебных площадей; рассмотрение и утверждение проектно-сметной документации по капитальному и текущему ремонту зданий, находящихся на балансе министерства; заключение договоров со строительными и другими организациями.
6. Организация в отделах министерства и контроль за работой телефонной связи, охранно-пожарной сигнализации, сетей электроосвещения, телевидения.
7. Размножение приказов, инструктивных материалов, актов, бланков, указов и постановлений различных органов управления исполнительной власти.
8. Составление бухгалтерских отчетов (месячных), актов на списание, оформление документов на выдачу со склада материальных ценностей, авансовых отчетов на приобретение предметов краткого и длительного сроков пользования; ведение документации по складскому учету.
9. Производить приемку от отделов министерства, учет и хранение служебной документации, ее своевременную обработку и передачу в Государственный архив республики, а также проводить по заявкам клиентов постоянную работу с архивными документами, обеспечивать необходимый режим секретности.
10. Обеспечивать учет, контроль и сохранность материальных ценностей на складах и в помещениях министерства.
11. Организовывать работу по делопроизводству, приему, регистрации учету входящей корреспонденции, а также по отправке исходящей.
12. Обеспечивать быстрое продвижение всех служебных документов, писем, предложений, заявлений и жалоб граждан до непосредственных исполнителей.
13. Осуществлять контроль и проверку своевременности рассмотрения в отделах министерства, поступивших распоряжений, писем, жалоб, заявлений, запросов и других документов.
14. Вести постоянный прием, учет и распределение по отделам поступающих в министерство телеграм, периодической газетно-журнальной продукции, бандеролей, посылок.
15. Оформлять табель учета рабочего времени всех сотрудников министерства.
16. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных работ, сохранность принимаемых для печати документов.
17. Содержать служебные помещения министерства финансов в надлежащем состоянии.
III. Функции общего отдела
Общий отдел, в соответствии с возложенными на него задачами, осуществляет следующие функции:
1. Организует работу по проведению единой политики направленной на создание всех необходимых производственных условий для успешной работы сотрудников аппарата министерства финансов.
2. Осуществляет учет материальных ценностей, отслеживая их движение по кабинетам и службам министерства.
3. Организует и проводит совместно с советом трудового коллектива и комиссией по охране труда периодические проверки помещений министерства на предмет нарушений условий труда, техники безопасности, правил пожарной безопасности в целях принятия своевременных мер и информирования руководства.
4. Оказывает консультационную и практическую помощь финансовым органам в организации и контроле по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5. Проводит переговоры, оформляет договоры и сделки по вопросам входящим в компетенцию отдела.
6. Привлекает по согласованию с руководством министерства специалистов для выполнения ремонтных или строительно-монтажных работ, необходимость в которых возникает в процессе эксплуатации помещений или в связи с постановкой конкретных заданий руководства министерства.
7. Проводит техническое и профилактическое обслуживание автомобильной техники, мебели и другого оборудования находящегося в распоряжении аппарата министерства финансов.
8. Участвует в работе конкурсной комиссии (О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд).
IV.Организация работы общего отдела
1. Общий отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от нее Министром финансов Республики Марий Эл.
2. Начальник отдела осуществляет общее руководство деятельностью отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач.
3. Работа отдела осуществляется на основании Положения о Министерстве финансов Республики Марий Эл, плана работы отдела, утвержденных Министром финансов.
3. Круг служебных обязанностей работников общего отдела определяется должностными регламентами государственных гражданских служащих и должностных обязанностей работников согласно требованиям «Классификационного справочника должностей специалистов и служащих». Они рассматриваются и утверждаются Министром финансов Республики Марий Эл.
4. Работники общего отдела назначаются на должность и освобождаются от должности Министром финансов Республики Марий-Эл.
