Задачи отдела
Основными задачами деятельности отдела являются:
1. Участие в разработке кадровой политики и стратегии министерства.
2. Обеспечение соблюдения в министерстве трудового законодательства и законодательства о государственной гражданской службе.
3. Реализация комплекса мероприятий, направленных на развитие государственной гражданской службы Республики Марий Эл (далее – гражданская служба).
4. Обеспечение прохождения гражданской службы государственными гражданскими служащими в министерстве (далее – гражданские служащие).
5. Формирование кадрового резерва министерства, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование.
6. Профилактика коррупционных и иных правонарушений в министерстве.
7. Разработка и принятие мер, направленных на обеспечение соблюдения государственными служащими запретов, ограничений и требований, установленных в целях противодействия коррупции.
8. Осуществление контроля за соблюдением государственными служащими запретов, ограничений и требований, установленных в целях противодействия коррупции, а также за реализацией в них мер по профилактике коррупционных правонарушений.
9. Обеспечение прав, льгот и гарантий гражданских служащих министерства.
10. Совершенствование форм и методов работы с документами в министерстве.
11. Ведение воинского учета в части оформления карточек гражданина, подлежащего воинскому учету в министерстве по форме № 10 (п.31 Инструкции по воинскому учету утвержденной приказом Министра обороны Российской Федерации от 22.11.2021 г. № 700 «Об утверждении Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета»).
12. Организация работы по охране труда в министерстве.
13. Обеспечение соблюдения гражданскими служащими общих принципов служебного поведения в министерстве.
14. Подготовка информации о деятельности министерства.
15. Организация и обеспечение функционирования в министерстве системы делопроизводства.
16. Организация и обеспечение контроля за исполнением документов вышестоящих органов.
17. Организация работы с обращениями граждан и личного приема граждан.
18. Формирование информационной политики в деятельности министерства и взаимодействие со средствами массовой информации.
Функции отдела
В соответствии с возложенными задачами отдел осуществляет следующие основные функции.
1. Обеспечение реализации кадровой политики в министерстве, участие в разработке предложений по ее совершенствованию.
2. Организация подготовки проектов актов министерства, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений в министерстве.
3. Подготовка ответов на обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, граждан по кадровым вопросам и вопросам гражданской службы.
4. Ведение и обеспечение хранения трудовых книжек гражданских служащих.
5. Ведение и обеспечение хранения личных дел гражданских служащих.
6. Регистрация приказов министерства и ведение журнала по основной деятельности.
7. Оформление и выдача служебных удостоверений гражданским служащим, обеспечение надлежащего учета и хранения служебных удостоверений.
8. Организация наставничества на гражданской службе для вновь принятых гражданских служащих.
9. Организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы и включения в кадровый резерв.
10. Организация и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
11. Организация и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих для присвоения классных чинов, внесение в установленном порядке представления о присвоении им классных чинов.
12. Организация проведения служебных проверок.
13. Подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок.
14. Формирование и представление в установленные сроки статистической отчетности, отчетов по профилактике коррупционных и иных правонарушений, а также по кадровому обеспечению министерства.
15. Организация осуществления профессиональной переподготовки и повышения квалификации гражданских служащих.
16. Проведение работы по исчислению трудового стажа гражданских служащих для выплаты надбавок за выслугу лет к должностному окладу, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и размера поощрений за безупречную и эффективную гражданскую службу, назначения пенсии за выслугу лет.
17. Проведение анализа и подготовка предложений министру по проведению мероприятий, направленных на совершенствование структуры министерства и оптимизации его штатной численности.
18. Разработка и подготовка проектов приказов министерства об утверждении структуры министерства и о внесении в нее изменений.
19. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по определению стажа, дающего право на получение ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет на государственной гражданской службе работникам министерства.
20. Учет рабочего времени.
21. Формирование, утверждение и ведение графика отпусков.
22. Осуществление контроля за состоянием служебной дисциплины и соблюдением гражданскими служащими правил служебного распорядка.
23 Оформление и выдача справок о служебной деятельности гражданских служащих.
24. Осуществление обработки персональных данных, обеспечение получения согласия на обработку персональных данных
в соответствии с действующим законодательством.
25. Ведение базы Единой информационной системы управления кадровым составом.
26. Сбор сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, на которых гражданин, претендующий на замещение должности гражданской службы, государственный служащий размещали общедоступную информацию, а также данные, позволяющие их идентифицировать.
27. Организация заключения договоров о целевом приеме и договоров о целевом обучении с обязательством последующего прохождением гражданской службы в министерстве.
28. Подготовка материалов по предоставлению к награждению, поощрению, представлению в установленном порядке кандидатур на присвоение почетных званий.
29. Организация правового просвещения государственных служащих в части профилактики коррупционных правонарушений и выполнения ими обязанностей, ограничений и запретов.
30. Оформление документов, принятие участия в осуществлении контроля за соблюдением требований охраны труда и условий труда на рабочих местах гражданских служащих.
31. Организация расследования несчастных случаев на гражданской службе, обеспечение деятельности комиссии по расследованию несчастного случая.
32. Оформление и хранение документов, касающихся требований охраны труда в соответствии с установленными сроками.
33. Принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов в министерстве.
34. Обеспечение деятельности комиссии министерства по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Республики Марий Эл и урегулированию конфликта интересов.
35. Оказание гражданским служащим министерства консультативной помощи по вопросам, связанным с применением на практике требований к служебному поведению и общих принципов служебного поведения гражданских служащих, утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 12 августа 2002 г. № 885, а также уведомление министра, органов прокуратуры Российской Федерации, иных федеральных государственных органов и государственных органов Республики Марий Эл о фактах совершения гражданскими служащими коррупционных правонарушений, непредставления ими сведений либо представления недостоверных или неполных сведений о доходах,
об имуществе и обязательствах имущественного характера.
36. Осуществление проверки достоверности и полноты сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы Республики Марий Эл в министерстве, и гражданским служащими министерства, сведений, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы в министерстве, а также соблюдения гражданами, замещавшими должности гражданской службы Республики Марий Эл, ограничений при заключении ими после увольнения с гражданской службы Республики Марий Эл трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами.
37. Подготовка проектов нормативных правовых актов о противодействии коррупции в пределах компетенции отдела.
38. Анализ сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданами, претендующими на замещение должностей гражданской службы Республики Марий Эл в министерстве, и гражданскими служащими министерства, сведений о соблюдении гражданскими служащими министерства требований к служебному поведению, о предотвращении или урегулировании конфликта интересов и соблюдении установленных для них запретов, ограничений и бязанностей, а также сведений о соблюдении гражданами, замещавшими должности гражданской службы Республики Марий Эл, ограничений при заключении ими после ухода с гражданской службы Республики Марий Эл трудового договора и (или) гражданско-правового договора в случаях, предусмотренных федеральными законами.
39. Участие в пределах компетенции отдела в обеспечении размещения сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных служащих министерства, их супругов и несовершеннолетних детей
на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
40. Обеспечение подготовки писем, информации, справок по запросам заинтересованных федеральных и республиканских органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан по вопросам компетенции отдела.
41. Формирование плана работы Коллегии министерства (далее – Коллегия), организация ее работы.
42. Осуществление подготовки заседаний Коллегии.
43. Ведение делопроизводства коллегии.
44. Рассылка выписок из протоколов заседаний Коллегиии членам Коллегиии, начальникам отделов министерства.
45. Контроль исполнения принятых Коллегией решений.
46. Осуществление размещения актуализированной информации о деятельности министерства на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (далее – сайт министерства) в соответствии с требованиями, установленными Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».
47. Осуществление работы с закрытой частью официального сайта министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
48. Ведение архива министерства.
49. Осуществление контроля исполнения требований Инструкции по делопроизводству в министерстве при подготовке проектов документов, а также соблюдение исполнителями установленного порядка согласования проектов документов и представления согласованных проектов документов министру.
50. Введение в базу данных информации о зарегистрированных документах, направленных исполнителям, и о сроках их исполнения.
51. Направление в порядке предупредительного контроля исполнителям напоминаний о сроках исполнения документов.
52. Информирование заместителей министра, начальников структурных подразделений министерства и государственных гражданских служащих о нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов.
53. Организация личного приема граждан в министерстве.
54. Организация ведения гражданской обороны, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций.
55. Организация мобилизационной работы и противопожарных мероприятий.
56. Сопровождение программного обеспечения деятельности министерства.
57. Обеспечение технической защиты информации ограниченного доступа от ее утечки по техническим каналам.
58. Прием, регистрация, учет, хранение, и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
59. Разработка сводной номенклатуры дел министерства, номенклатуры дел отдела, формирование дела отдела.
60. Обеспечение деятельности Общественного совета при министерстве.
61. Осуществление бесперебойного функционирования информационно – коммуникационных средств министерства.
62. Осуществление разграничения прав пользователей в соответствии с их обязанностями.
63. Обслуживание серверов, установка программного обеспечения, резервное копирование данных.
64. Осуществление контроля использования сетевых ресурсов и дискового пространства, выявление ошибок пользователей
и программного обеспечения и принятие мер к их исправлению.
65. Обслуживание локальной сети, организация доступа пользователей к локальной сети, мониторинг состояния сети, конфигурация и оптимизация сети.
66. Обслуживание рабочих станций, установка программного обеспечения, выявление ошибок пользователей и программного обеспечения и принятие мер к их исправлению.
67. Контроль постоянного доступа к общим сетевым ресурсам, включая СПС «Консультант Плюс» и «Гарант».
68. Вызов специалистов обслуживающих АТС, выделение номеров внутренней телефонной сети, распределение городских линий.
69. Взаимодействие со специалистами сторонних организаций по вопросам ремонта техники (компьютерной, копировально-множительной, телефонной) и заправки картриджей.
70. Оснащение техническим оборудованием для трансляции презентаций в зале заседаний министерства.
71. Разграничение прав и выбор (планирование) конкретных мероприятий в соответствии с Моделями угроз безопасности Министерства.
72. Работа с базами данных на основе СУБД Firebird, MySQL, MS SQL, MS Access (поддержка, восстановление работоспособности).
73. Взаимодействие с Департаментом информатизации и связи Республики Марий Эл по вопросам технической защиты информации, электронному документообороту и электронному межведомственному взаимодействию.
74. Взаимодействие с Управлением Федерального казначейства по Республике Марий Эл и другими организациями по вопросам приобретения, установки и обновления электронных подписей сотрудников министерства.
75. Проведение работ с закрытой частью официального интернет сайта министерства в рамках официального интернет-портала Республики Марий Эл (модернизация и наполнение разделов сайта министерства).
76. Прием и отправка шифрованной корреспонденции в Администрацию Главы Республики Марий Эл.
77. Подготовка технического задания на проведение запросов котировок, открытых аукционов по приобретению товаров и услуг для государственных нужд в соответствии с Федеральным законом
от 04.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (заправка и восстановление картриджей, поставка компьютерной и орг. техники).
78. Экспертиза качества оказанных услуг и приемка товаров для государственных нужд (обслуживание АТС, поставка и ремонт оргтехники).
79. Работа по обеспечению защиты информации, обрабатываемой в информационных системах министерства (настройка, мониторинг работы антивирусной защиты)
