О Т Ч Е Т о работе архивного отдела администрации муниципального образования «Городской округ «Город Козьмодемьянск» за 4 квартал (за год) 2014 года.

Организационно-методическая работа

В основу деятельности Архивного отдела в 2014 году была положена реализация Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Основные показатели за 2014 год выполнены.

19.03.2014 года на коллегии администрации городского округа «Город Козьмодемьянск» заслушан отчет о работе архивного отдела за 2013 год.

Проведено заседание Координационного Совета по обеспечению сохранности архивных документов Архивного фонда Республики Марий Эл (протокол прилагается).

Проводилась работа с документами, отнесенными к республиканской собственности Республики Марий Эл:

-обеспыливание

- по данным документам выдано 134 справки социально-правового характера;

- 22 документа выдавалось исследователям;

Документы, отнесенные к республиканской собственности Республики Марий Эл, закартонированы полностью, находятся в удовлетворительном состоянии.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации.

Соблюдаются нормативные требования по организации хранения и выдаче документов, различным категориям пользователей.

Администрацией городского округа «Город Козьмодемьянск» в 2014 году было затрачено 190364, 39 рублей:

- за оказание услуг в области пожарной безопасности (Заключение по вопросам противопожарной защиты здания архива) – 4 334, 10 рублей

- за теплоснабжение – 105 000 рублей

- за телефон и интернет – 27 600 рублей

- за дератизацию – 430, 29 рублей

- за освещение – 9000 рублей

- на канцтовары и почтовые расходы – 8 000 рублей

- на содержание охранно-пожарной сигнализации и её обслуживание –34 000 рублей

- на хозяйственные нужды – 2000 рублей.

Осуществлены расходования субвенций из Республиканского бюджета Республики Марий Эл, связанных с выполнением отдельных государственных полномочий в области архивного дела в сумме 20 000 рублей (приобретены жалюзи на окна, канцтовары, архивные коробки).

В целях обеспечения физической сохранности документов произведены подшивка в количестве 408 ед.хр. (Р-9, Р-39).

Проведена работа по картонированию документов, закартонировано 250 ед.хр. Коробки приобретены учреждениями.

Проведена проверка наличия и состояния документов в архивном отделе в количестве 542 дел (Р-11, Р-28).

В БД «Архивный фонд» введено на уровне: «Фонд» - 1 фонд

«Опись» - 1 опись

«Дело» - 251 дел

«Ед.уч.» - 20 ед.уч.

Своевременно вносятся изменения в учетные документы.

Режим хранения в архиве соблюдается.

Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.

В архивный отдел принято на хранение дел:

- управленческой документации от 8 учреждений 209 ед.хр. (Отдел культуры администрации городского округа «Город Козьмодемьянск» 22 дела за 2009-2010 годы; МОУ «Лицей г. Козьмодемьянска» 16 дел за 2009-2011 уч. годы; МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская школа искусств им. А.Я.Эшпая» 21 дело за 2009-2011 уч. годы; МОУ «Гимназия г. Козьмодемьянска» Республики Марий Эл 9 дел за 2010-2011 уч. год; Отдел образования администрации городского округа «Город Козьмодемьянск» 44 дела за 2008-2009 годы; Финансовое управление МО «Городской округ «Город Козьмодемьянск» 30 дел за 2008-2009 годы; Рассчетно-кассовый центр г. Козьмодемьянска 42 дела за 1997-2002 годы; ОАО «Завод «Копир» 25 дел за 2010 год);

- по личному составу – 36 ед.хр. (ООО «Горномарийская механизированная строительная организация» 36 дел за 2004-2014 годы);

- фотодокументов - 32 ед. уч.;

- от граждан 5 ед.хр. (Лапин А.Н. – почетный гражданин города Козьмодемьянска).

На ЭПК Комархива утверждено описей дел:

- постоянного хранения 6 учреждений 185 ед.хр. (Гимназия 9 ед.хр. за 2010-2011 уч. год; МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская школа искусств им. А.Я.Эшпая»11 ед.хр. за 2011-2012 уч. год; Администрация городского округа «Город Козьмодемьянск» 52 ед.хр. за 2011 год; ЗАО «Потенциал» 30 ед.хр. за 2010-2011 годы; ОАО «Завод «Копир» 20 ед.хр. за 2011 год; КУМИ администрации городского округа «Город Козьмодемьянск» 63 дела за 2009-2011 годы).

- согласовано по личному составу 178 ед.х. (учреждения те же)

- фотодокументов 32 ед. уч.

Оказана методическая и практическая помощь по ведению делопроизводства и архива 3 учреждениям (Администрация городского округа «Город Козьмодемьянск»; Отдел образования администрации городского округа «Город Козьмодемьянск»; Финансовое управление муниципального образования «Городской округ «Город Козьмодемьянск») по результатам работы составлены справки.

Проведены проверки наличия и состояния документов на бумажной основе в 1 учреждении в количестве 413 ед.хр. (Администрация городского округа «Город Козьмодемьянск»).

Проведен семинар по повышению квалификации работников ответственных за делопроизводство и архив в учреждениях, организациях-источниках комплектования архивного отдела, в количестве 15 человек.

Оказано 67 консультаций ответственным за делопроизводство и архив организаций.

Оказана методическая и практическая помощь учреждениям по разработке и внедрению:

- номенклатур дел - 11 (КУМИ, Администрация городского округа «Город Козьмодемьянск», отдел образования, Козьмодемьянская территориальная избирательная комиссия, Собрание депутатов, Отдел культуры, ЗАО «Потенциал", Финансовое управление, Музей, Школа искусств им. А.Я.Эшпая; МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская художественная школа»).

- инструкций по делопроизводству – 8 (Музей, Отдел культуры, Финансовое управление, Дом детского творчества, школа искусств им. А.Я.Эшпая, КУМИ; Собрание депутатов, МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская художественная школа»).

Оказана методическая и практическая помощь в упорядочении документов и составление описей 7 учреждениям (Гимназия; МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская школа искусств им. А.Я.Эшпая»; Администрация городского округа «Город Козьмодемьянск»; ЗАО «Потенциал»; ОАО «Завод «Копир»; КУМИ администрации городского округа «Город Козьмодемьянск»; Отдел образования администрации городского округа «Город Козьмодемьянск»).

Составлено 15 паспортов архивов организаций-источников комплектования архивного отдела.

Осуществлялся контроль за ликвидированными организациями. Приняты документы по личному составу от 1 организации (ООО «Горномарийская МСО»).

Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве. Развитие и внедрение информационных технологий.

Проведена каталогизация фотодокументов в количестве 32 ед. уч.

Опубликована 1 статья в газете «Ведомости Козьмы и Дамиана».

Принимали участие в городских мероприятиях посвященных Дню Победы, Дню России, Дню памяти и скорби, «Бендериада», День города.

Приняли участие в работе 2 межрегиональной научно-практической конференции «Города среднего Поволжья: история и современность», проходившей в г. Йошкар-Оле. Подготовлено выступление на секции «Вопросы истории российских городов» на тему «Ими гордиться город».

Представлено 3 информация на сайт администрации городского округа «Город Козьмодемьянск».

Представлены 3 инициативные информации (1 информация в многофункциональный центр; 2 информации в Пенсионные фонды города Козьмодемьянска, Горномарийского района о документах по личному составу, хранящихся в архивном отделе).

Проведено 2 экскурсии для школьников с общим количеством 17 человек.

Исполнено 588 запроса граждан социально-правового характера, из них 536 – с положительным результатом.

10 человека пользователей занималось в архиве, им выдано 89 дел.

Во временное пользование документы не выдавались.

Руководитель архивного отдела: О.В. Ямолкина

24.12.2014 г.