О Т Ч Е Т                                                                            о  работе  архивного  отдела  администрации  муниципального                                  образования  «Городской  округ  «Город  Козьмодемьянск»                                              за  2013  года.

Организационно-методическая  работа

В  основу  деятельности  Архивного  отдела  в  2013  году  была положена  реализация  Федерального  закона от  22  октября  2004  г. №  125-ФЗ «Об  архивном   деле  в  Российской   Федерации».

 Основные  показатели  за   2013  год  выполнены.            

          20.03.2013  года  на  коллегии  администрации  городского  округа  «Город  Козьмодемьянск»  заслушан  отчет  о работе  архивного  отдела  за  2012  год.

Проведено  заседание  Координационного  Совета  по   обеспечению  сохранности  архивных  документов  Архивного  фонда  Республики                Марий  Эл (протокол   прилагается).

          Проводилась  работа  с  документами, отнесенными  к  республиканской  собственности  Республики  Марий  Эл:

-обеспыливание

- по  данным  документам  выдано 231 справка  социально-правового  характера,    13  документов   выдано   исследователям;

        Документы,  отнесенные  к  республиканской собственности Республики Марий Эл, закартонированы  полностью. 

                            Обеспечение  сохранности  и  государственный  учет                                документов  Архивного  фонда  Российской   Федерации.

          Соблюдаются   нормативные  требования  по  организации  хранения  и  выдаче  документов, различным  категориям  пользователей.

          Администрацией  городского  округа  «Город  Козьмодемьянск»  в  2013 году   было  выделено  95 596, 50 рублей: 

- на  установку  двух входных дверей – 31 960 рублей

- на  канцтовары  и почтовые расходы – 18 155, 50 рублей

- на содержание охранно-пожарной сигнализации и её обслуживание –40 949 рублей

- на  периодическую  печать  - 2 532 рубля

- на хозяйственные нужды – 2000 рублей.

          Осуществлены  расходования  субвенций из  Республиканского  бюджета  Республики  Марий Эл, связанных  с  выполнением  отдельных  государственных  полномочий  в  области  архивного  дела в  сумме  20 000  рублей.

          В  целях  обеспечения  физической  сохранности  документов  произведены  подшивка  в  количестве  40  ед.хр. (Р-9).

          Проведена  работа  по  картонированию  документов,  закартонировано             214  ед.хр.   Коробки  приобретены  учреждениями.                 

          Проведена    проверка  наличия  и   состояния  документов  в  архивном  отделе  в  количестве  264  дел (фонд  ЗАО «Потенциал»).

          В БД «Архивный  фонд»  введено  на  уровне:  «Фонд» -  1  фонд

                                                                                        «Опись» - 2  описи

                                                                                        «Дело» -   215  дел

                                                                                        «Ед.уч.» - 29  ед.уч.

          Своевременно  вносятся  изменения  в  учетные  документы.

          Режим  хранения  в   архиве  соблюдается.

Организация  комплектования  архива  документами  Архивного  фонда  Российской  Федерации  и  другими  архивными  документами.

В  архивный  отдел  принято  на  хранение  дел:

- управленческой  документации от 4 учреждений  186  ед.хр. (МОУ «Гимназия                            г. Козьмодемьянска» Республики Марий Эл 9 дел за 2009-2010 уч. год,                           ЗАО «Потенциал» 56 дел за 2007-2009 годы, ОАО «Завод «Копир»  40 дел за 2009 год, КУМИ  81 дело за 2005-2008 годы);

- фотодокументов -  19  ед. уч.;

- от  граждан  28  ед.хр. (Альпидовский М.Г. – почетный  гражданин  города Козьмодемьянска; Никитин А.П., Рыжков А.Е. – участники Великой Отечественной войны (1941-1945 г.г).

На  ЭПК  Комархива   утверждено  описей  дел:

- постоянного  хранения  10  учреждений    197  ед.хр. (Гимназия 9  ед.хр.  за  2009-2010 уч. год, Финансовое управление МО «Городской округ «Город Козьмодемьянск»   30 ед.хр.  за  2008-2009  годы, Администрация городского  округа «Город Козьмодемьянск»за 2010 год, МОУ ДОД «ДДТ г. Козьмодемьянска»                  13 ед.хр. за 2010-2011  уч. год,  МО «Лицей г. Козьмодемьянска»  16  ед.хр.  за 2009-2011  уч. годы, Отдел  культуры  администрации  городского  округа  «Город  Козьмодемьянск»   22 ед.хр.  за  2009-2010  годы, МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская художественная  школа»  14 ед.хр.  за  2009-2011 уч. годы, МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская школа искусств  им. А.Я.Эшпая»  21  ед.хр.                       за  2009-2011 уч. годы, МУ «Козьмодемьянский культурно-исторический         музейный комплекс»  6  ед.хр.  за  2010-2011  годы, ОАО «Завод «Копир» 21 ед.хр. за 2010 год).

- согласовано по личному  составу  180 ед.х. (учреждения те же)

-  фотодокументов   19  ед. уч.

-  граждан  33  ед.хр. (Альпидовский М.Г., Лапин А.Н. – почетные  граждане  города Козьмодемьянска; Рыжков А.Е., Никитин А.П.- участники Великой Отечественной войны (1941-1945 г.г.).

Оказана  методическая  и  практическая  помощь  по  ведению   делопроизводства  и    архива     3  учреждениям (ООО «Потенциал», Лицей                         г. Козьмодемьянска, КУМИ)  по  результатам  работы  составлены  справки. 

          Проведены  проверки  наличия  и  состояния  документов  на  бумажной  основе  в  4  учреждениях  в  количестве 3734  ед.хр. (ОАО «Завод «Копир», Отдел  культуры, отдел  образования, Лицей).

Проведен  семинар  по  повышению  квалификации  работников  ответственных  за  делопроизводство  и  архив   в  учреждениях,  организациях-источниках  комплектования  архивного  отдела, в  количестве  13  человек.                 

          Оказано  58  консультаций   ответственным   за  делопроизводство  и  архив организаций.  

Оказана  методическая  и  практическая   помощь  учреждениям   по   разработке и внедрению:  

- номенклатур  дел  - 7 (КУМИ, Лицей г. Козьмодемьянска, Администрация городского  округа «Город Козьмодемьянск», отдел  образования, Дом детского  творчества, ОАО «Завод «Копир»,  Козьмодемьянская  городская  территориальная  избирательная  комиссия).

- инструкций по  делопроизводству – 5 (Отдел образования, Администрация              г. Козьмодемьянска,  Лицей, ОАО «Завод «Копир», Козьмодемьянская  городская  территориальная  избирательная  комиссия);

- положений  об  ЭК  и  архиве – 3 (Отдел образования, Лицей, ОАО «Завод «Копир»).

                   Оказана  методическая  и  практическая  помощь  в  упорядочении  документов и  составление  описей   10  учреждениям   (Гимназия, Финансовое управление МО «Городской округ «Город Козьмодемьянск», администрация городского  округа «Город Козьмодемьянск», МОУ ДОД «ДДТ                                            г. Козьмодемьянска»,  МО «Лицей г. Козьмодемьянска», отдел  культуры  администрации городского  округа  «Город Козьмодемьянск», МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская художественная  школа», МОУ ДОД «Козьмодемьянская детская школа искусств им. А.Я.Эшпая», МУ «Козьмодемьянский культурно-исторический музейный комплекс», ОАО «Завод «Копир»).

          Составлено  15  паспортов  архивов  организаций-источников  комплектования  архивного  отдела.

           Осуществлялся  контроль  за  ликвидированными  организациями.  

Организация  использования  документов  Архивного  фонда                              Российской  Федерации  и  других  архивных  документов  в  архиве.                                           Развитие  и  внедрение  информационных  технологий.

          Проведена  каталогизация   фотодокументов  в  количестве  19  ед. уч.

          Опубликовано   3     статьи (2 - в    газете   «Ведомости  Козьмы  и  Дамиана», 1 статья в Марийском архивном ежегоднике). 

Принимали  участие  в  городских  мероприятиях  посвященных  Дню  Победы, Дню России, Дню памяти и скорби,  Дню  города.  

Представлены  3  инициативные  информации  в  Пенсионные  фонды  города  Козьмодемьянска,  Горномарийского  и  Юринского   районов   о  документах   по  личному  составу, хранящихся  в  архивном  отделе.

Представлялась  информация на сайт города Козьмодемьянска.

Проведено 2 экскурсии для школьников с общим количеством 19 человек.

          Исполнено 688 запросов граждан социально-правового характера, из них 642 – с положительным результатом.

          7   человека  пользователей  занималось  в   архиве,  им   выдано 73 дела.

          Во  временное  пользование  документы  не  выдавались.

                   Руководитель   архивного  отдела:                          О.В. Ямолкина

  25.12.2013 г.