Порядок организации работы с обращениями граждан в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Марий Эл

организации работы с обращениями граждан
в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства
Республики Марий Эл

​1.    Общие положения

1.1. Настоящий Порядок организации работы с обращениями граждан (далее - Порядок) в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Республики Марий Эл (далее - министерство) устанавливает положения, направленные на защиту прав граждан на обращения в министерство и должностным лицам, особенности организации работы с письменными обращениями граждан, поступающими в министерство, а также порядок проведения личного приема граждан министром транспорта и дорожного хозяйства Республики Марий Эл (далее – министр) и уполномоченными на то лицами.

1.2. В работе с обращениями граждан должностные лица министерства руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации,
постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Конституцией и законами Республики Марий Эл, Указами
и распоряжениями Главы Республики Марий Эл (Президента Республики Марий Эл), постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Марий Эл, Порядком работы с обращениями граждан в Администрации Главы Республики Марий Эл
и Правительстве Республики Марий Эл, Положением о министерстве, регламентами внутренней организации министерства и взаимодействия министерства с органами исполнительной власти, настоящим Порядком
и должностными регламентами государственных гражданских служащих Республики Марий Эл в министерстве.

1.3. Действие настоящего Порядка распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением министерством и его должностными лицами обращений граждан, объединений граждан,
в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные
с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции.

1.4.  Действие настоящего Порядка не распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан органами государственной власти и их должностными лицами, для которых международными договорами Российской Федерации или федеральными законами установлен иной порядок рассмотрения.

1.5.Для целей настоящего Порядка используются основные термины, установленные статьей 4 Федерального закона от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 59-ФЗ).

1.6.Рассмотрение обращений в министерстве осуществляется его структурными подразделениями.

1.7. Рассмотрение обращений в министерстве включает в себя следующие этапы:

прием и первичную обработку обращений;

регистрацию обращений;

принятие организационных решений о порядке рассмотрения обращений;

рассмотрение обращений по существу и принятие по ним решений;

подготовку и направление ответов на обращения;

хранение обращений и материалов по их рассмотрению;

контроль за рассмотрением обращений.

1.8. Делопроизводство по письменным и устным обращениям,
в том числе поступившим на адрес электронной почты министерства,
а также поступившим на рассмотрение в министерство из других органов государственной власти, ведется отдельно от общего делопроизводства и возлагается на ведущего консультанта отдела государственной гражданской службы, организационной и кадровой работы министерства (далее – ведущий консультант).

1.9. Сведения об адресах расположения, о телефонных номерах справочной службы  министерства размещаются на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

1.10. Министерство имеет ящик для приема письменных обращений по адресу г.Йошкар-Ола, Наб. Брюгге 3, фойе здания, в бюро пропусков. Выемка корреспонденции производится ежедневно
в 10-00 и 15-00.

1.11. Организационно-методическое обеспечение работы министерства по рассмотрению обращений, а также контроль за соблюдением установленного порядка работы с обращениями осуществляет начальник отдела государственной гражданской службы, организационной и кадровой работы.

1.12. Ответственность за организацию и обеспечение работы по рассмотрению обращений в министерстве возлагается на заместителей министра.

1.13. Правила настоящего Положения не распространяются на порядок организации приема граждан и представителей организаций, рассмотрения их обращений по вопросам предоставления государственных услуг министерством.

2. Особенности приема и регистрации

 письменных об​ращений граждан 

2.1. Все письменные обращения, поступающие в министерство
и его должностным лицам (в том числе и поступающие по информационным системам общего пользования), и документы, связанные с их рассмотрением, подлежат обязательной регистрации в течении 3-х дней (за исключением 3-х и более праздничных дней подряд) со дня их поступления с записью в журнале регистрации письменных обращений граждан (в электронном виде).

2.2.Должностное лицо, ответственное за прием письменных обращений граждан, обязано:

-        проверить правильность адресования корреспонденции;

-   произвести сверку реестров на поступившую корреспонденцию; вскрыть конверты, проверить поступившую корреспонденцию на безопасность вложения, наличие в них текста обращения и приложенных документов. Бланки телеграмм подклеиваются на отдельные листы. К тексту письма скрепкой подкалывается конверт. Приложенные к обращению документы подкалываются под большую скрепку перед текстом письма. Разорванные обращения и документы склеиваются либо подклеиваются на отдельные листы. При отсутствии в конверте текста обращения составляется справка с текстом: «Письменного обращения к адресату нет». На вскрытые заказные письма с уведомлением, а также при отсутствии приложенных к обращению документов составляется акт за тремя подписями в двух экземплярах, один из которых с сопроводительным письмом направляется автору обращения, а второй остается в деле с обращением. Оригиналы документов, удостоверяющих личность, государственные награды и удостоверения к ним, документы об образовании, трудовые книжки и ценные бумаги возвращаются заявителям лично либо через органы местного самоуправления. Ошибочно присланные письма (не по адресу) возвращаются на почту (экспедитору) невскрытыми. Служебные письма, т.е. документы на официальных бланках или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения)
и подписанные одним из его руководителей не регистрируются. Дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном для служебного делопроизводства. Посылки от граждан и письма
с пометкой «лично» передаются министру невскрытыми.

2.2. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются вместе с обращениями.

2.3. Обращения поступившие на адрес электронной почты министерства или посредством межведомственного электронного документооборота распечатываются на бумажный носитель и передаются ведущему консультанту. Далее работа с такими обращениями ведется в порядке, установленном настоящим Положением для письменных обращений.

2.4. Перед регистрацией обращения проверяются на повторность. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со дня регистрации предыдущего обращения истек установленный законодательством срок для рассмотрения и направления ответа. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока направления ответа на предыдущее обращение, являются первичными
и регистрируются за тем же регистрационным номером с указанием - «второе», «третье» и так далее. Письма, поступившие от одного и того же автора, но по разным вопросам, не являются повторными.

2.4. При регистрации письменного обращения в правом нижнем углу первого листа на свободном от текста месте проставляется мастичный оттиск штампа, в котором указываются:

-  наименование министерства;

-  дата регистрации обращения;

- регистрационный номер, состоящий из буквенно-цифрового шифра, в котором буквенный индекс означает: Ан - обращение, на которое ответ не дается в соответствии с пунктом 1 и 4 статьи 11 Федерального закона № 59-ФЗ; Кл - обращения, подписанные двумя и более авторами, либо резолюции митингов и собраний (бесфамильные обращения); А...Я - первые буквы фамилии заявителя; цифры означают порядковый номер по журналу регистрации письменных обращений. Регистрационный учет письменных обращений ведется в электронном виде, аналогичный установленному порядку регистрации на бумажных носителях.

2.5. На обращениях граждан, поступивших с сопроводительными письмами из государственных органов власти, проставляется мастичный оттиск штампа «Контроль».

2.6. На каждое зарегистрированное обращение граждан в журнале  указывается регистрационный номер и дата регистрации обращения, необходимая информация о его авторе, краткое содержание обращения. Все сведения, заносимые в журнал, не должны допускать двойного толкования. При необходимости допускается подчеркивание (выделение цветным маркером) наиболее значимых частей текста обращения, либо приложение служебной записки (аннотации) к письму или текста его перевода с языка, не являющегося государственным языком Республики Марий Эл.

3. Особенности рассмотрения отдельных обращений

3.1. В зависимости от содержащихся в обращении вопросов должностное лицо, осуществляющее предварительное рассмотрение обращения, в срок, не превышающий пяти дней со дня регистрации, должно принять одно из следующих решений:

-  вернуть обращение гражданину в случаях, установленных частями 6 и 7 статьи 8 и частью 2 статьи 11 Федерального закона № 59-ФЗ, разъяснив причину возврата и право гражданина обратиться в суд;

- передать обращение с приложенными к нему документами
и предыдущими обращениями автора по аналогичным вопросам на рассмотрение министру, либо одному из его заместителей
в соответствии с распределением обязанностей между ними;

-списать обращение «В дело» и направить его на архивное хранение в случаях: если переписка с заявителем прекращена (о чем он письменно оповещен в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона №59- ФЗ); если обращение бессмысленное по содержанию, в нем отсутствуют конкретные просьбы и (или) содержатся общие рассуждения по известным проблемам общественной и политической жизни; если текст обращения не поддается прочтению и при этом не указана фамилия и почтовый адрес гражданина для сообщения гражданину о невозможности прочесть его обращение; если гражданин оповещен о недопустимости злоупотребления правом, а в его последующих обращениях содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

3.2. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Главе Республики Марий Эл с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 настоящего Федерального закона.

3.3. Поручения должностных лиц по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией в следующие сроки:

-с конкретной датой исполнения - в срок, указанный в резолюции;

-без указания срока, но с пометкой «срочно» - в 3-дневный срок;

-с пометкой «незамедлительно» - в 5-дневный срок;

-с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок;

-с пометкой «безотлагательно» - в 15-дневный срок со дня подписания резолюции;

-остальные - в 30-дневный срок со дня первичной регистрации обращения.

3.4. В случае, указанном в части 1 статьи 11 Федерального закона № 59-ФЗ, поступивший в министерство оригинал обращения подлежит направлению в 3-дневный срок в структурное подразделение министерства в соответствии с его компетенцией. На указанных
в настоящем пункте обращениях не допускается проставлять пометки «Подлежит возврату в Министерство». Дальнейшая работа с копиями таких обращений осуществляется в соответствии с настоящим Порядком.

3.5. Оригиналы письменных обращений, имеющие пометки «Контроль» и «Подлежит возврату», подлежат возврату вместе с копией ответа заявителю в тот государственный орган, откуда они поступили, если в резолюции не указано иное.

3.6. О направлении министерством письменного обращения гражданина в другой орган государственной власти, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу,
в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (в соответствии с частями 3 и 4 статьи 8 Федерального закона № 59-ФЗ) гражданин, направивший обращение, письменно уведомляется о переадресации обращения не позднее 7 дней со дня регистрации обращения.

3.7. В случаях, установленных частью 2 статьи 12 Федерального закона № 59-ФЗ, продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней допускается только по письменному разрешению должностного лица, подписавшего резолюцию на обращение.

3.8. Письменное обращение, поступившее  Главе Республики Марий Эл (Министру транспорта и дорожного хозяйства Республики Марий Эл)  и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня первоначальной регистрации письменного обращения.

3.9. Письменные обращения с просьбами о личном приеме
у должностных лиц рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке записи на прием, а обращения оформляются «В дело» как исполненные.

3.10. В случае поступления в министерство письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 настоящего Федерального закона на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

3.11. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в министерство в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в министерство в письменной форме. Кроме того, на поступившее в министерство обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 настоящего Федерального закона на официальном сайте министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

4. Порядок проведения личного приема

4.1.   В целях оперативного и эффективного рассмотрения обращений граждан в министерстве проводится личный прием граждан министром и уполномоченными на то лицами. Организационное, техническое и документационное обеспечение личного приема граждан в министерстве возлагается на ведущего консультанта.

4.2.         Личный прием граждан в министерстве проводится:

ежедневно без предварительной записи – начальниками отделов министерства и сотрудниками отделов с 9 час. 00 мин. до 17 час. 00 мин. (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу - с 9 час. 00 мин. до 16 час. 00 мин. по вопросам, не требующим дополнительного рассмотрения и проверок;

ежедневно по предварительной записи – министром, заместителями министра с 8 час. 30 мин. до 17 час. 00 мин. (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу - с 9 час. 00 мин. до 16 час. 00 мин. по вопросам, не требующим дополнительного рассмотрения и проверок;

Информация о месте приема граждан и установленных для приема днях и часах, а также номера телефонов, место и время проведения предварительной записи доводится до сведения граждан через официальный сайт министерства в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и информационный стенд министерства, находящийся в доступном для граждан месте.

4.3. Предварительная запись на прием ведется ведущим консультантом отдела государственной гражданской службы, организационной и кадровой работы министерства по телефону
22-20-08, в ходе личного общения, по электронным средствам связи с учетом тематики обращений и в соответствии с распределением обязанностей между министром и его заместителями, а также должностными регламентами должностных лиц министерства.

4.4. Предварительная запись на прием проводится ежедневно с 8.30 до 17.30 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу -
с 8.30 до 16.00. Запись на прием прекращается в случае, если число записавшихся превышает три человека.

4.5.     Проведения личного приема граждан осуществляется
в порядке, установленном статьей 13 Федерального закона № 59-ФЗ. Кроме того:

- к проведению личного приема могут привлекаться должностные

лица, в должностные обязанности которых входят рассматриваемые вопросы;.

-      в дни и часы, установленные для личного приема, ожидающие приема граждане приглашаются на прием в порядке очередности. Преимущественным правом внеочередного приема пользуются беременные женщины, граждане с малолетними детьми, граждане, пользующиеся льготами в соответствии с законодательством Российской Федерации и Республики Марий Эл;

-  лица, находящиеся в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, на личный прием не допускаются;

-   при нарушении посетителем общественного порядка
и совершении других противоправный действий принимаются меры по их пресечению.

4.6.    На письменных обращениях граждан, поступивших в ходе личного приема, проставляется мастичный оттиск штампа «Личный прием». Дальнейшая работа с ними проводится в установленном порядке.

4.7.    Содержание и результаты устного обращения заносятся
в карточку личного приема гражданина, которая может вестись как на бумажном носителе, так и в электронном виде. В случае, указанном
в пункте 5 статьи 13 Федерального закона № 59-ФЗ, копия карточки личного приема гражданина с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом, проводившим личный прием или уполномоченным на то лицом, направляется в тот государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в устном обращении вопросов для письменного ответа гражданину, сделавшему устное обращение. 

5. Особ​енности осуществления контроля

5.1. С целью защиты и восстановления прав, свобод и основанных на действующем законодательстве интересов граждан, своевременного выявления и устранения причин их нарушения, анализа и обобщения обращений по количеству и характеру должностные лица министерства в пределах своей компетенции осуществляют контроль за соблюдением настоящего Порядка.

5.2. Контролю подлежат обращения граждан, в которых сообщается о нарушении их прав, свобод и законных интересов, а также обращения, поступившие в министерство с резолюцией «Доложить», «Проинформировать», имеющие пометку о конкретном сроке исполнения поручения, а также имеющие оттиск штампов «Контроль» и (или) «Подлежит возврату».

5.3. Текущий контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением обращений осуществляется должностными лицами, давшими поручения по рассмотрению обращений или уполномоченными на то лицами в соответствии с их должностными регламентами.

5.4.    С целью объективного и полного рассмотрения вопросов по существу обращения, осуществления контроля за устранением причин, послуживших основанием для повторных и неоднократных обращений, должностное лицо, рассматривающее обращение, может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.

6. Ответственность за нар​ушение настоящего Порядка

Должностные лица министерства, виновные в нарушении настоящего Порядка, несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

_____________​