Документооборот в администрации города за последние годы увеличился в разы, все это привело к созданию в начале 2013 года в ее структуре сектора делопроизводства. Заведующей структурным подразделением стала Татьяна Дунина. Штат сектора небольшой: помимо заведующего, в него входят секретарь, который дежурит в приемной, и ведущий специалист. Всем им приходится работать с огромным количеством документов.
«В обязанности сотрудников сектора делопроизводства входит обработка входящей и исходящей корреспонденции, ее регистрация, - рассказывает Татьяна Дунина, - также мы распределяем завизированные мэром города документы по исполнителям».
По словам сотрудников подразделения, в последнее время отмечается рост оборота электронных документов. Так, электронный документооборот в прошлом году составил больше 50% от общего объема делопроизводства. Делопроизводители администрации по электронной почте принимают и отсылают сотни писем (в прошлом году количество входящей корреспонденции составило 5190 документов, а исходящей – 3743), составляют и ведут реестры документов, регистры нормативно-правовых актов, занимаются подготовкой постановлений и распоряжений администрации. Между отделами администрации обмен документами также проводится в электронной форме.
Нормативно-правовые акты, принятые в администрации, ежемесячно направляются ими в Министерство юстиции нашей республики. Кроме того, между администрацией города и межрайонной прокуратурой заключено соглашение о взаимодействии, в рамках которого все документы администрации проходят соответствующую проверку на соответствие федеральным законам.
Работа с обращениями граждан - еще одно направление работы сектора. В минувшем году в администрацию с различными заявлениями и обращениями обратилось более тысячи человек. Специалисты ведут учет и мониторинг обращений граждан. Ежедневно специалисты принимают десятки звонков от населения, занимаются организацией личного приема граждан мэром города.
Можно с уверенностью сказать, что ко всем обращениям граждан, которые каждый день поступают в городскую администрацию, здесь отнесутся с надлежащим вниманием и ответственностью.
Т. ВАСИЛЬЕВА.